Alles Wissenswerte zu digitaler Lead-Erfassung auf Messen

Scan2Lead ist eine Lead-Management-Lösung für Aussteller auf Messen und Events. Sie erfassen Besucher-Kontakte in Sekunden – per Badge-Scan auf Partnermessen oder per Visitenkarten-Scan auf jeder anderen Veranstaltung weltweit. Alle Leads landen automatisch im Scan2Lead PORTAL und können von dort direkt in Ihr CRM übertragen werden.

Auf Partnermessen ist Scan2Lead offizieller Lead-Tracking-Partner des Veranstalters – Sie scannen Besucher-Badges direkt aus den Veranstalterdaten, vollständige Kontaktdaten mit einem Scan. Die Scan2Lead App 365 ist die Lösung für alle anderen Messen: Visitenkarten-Scan per Smartphone-Kamera, auf jeder Veranstaltung weltweit einsetzbar, unabhängig vom Veranstalter.

Digitale Lead-Erfassung bezeichnet das Erfassen von Kontaktdaten und Informationen potenzieller Kunden in digitaler Form – zum Beispiel durch das Scannen von Messe-Badges oder Visitenkarten. Statt Kontakte manuell zu notieren oder Visitenkartenstapel mit nach Hause zu nehmen, werden alle Daten sofort digital gespeichert, strukturiert und weiterverarbeitet. 

Ja. Scan2Lead verarbeitet alle Daten DSGVO-konform – für Partnermessen ebenso wie für 365. Die Infrastruktur ist EU-gehostet, alle Übertragungen sind verschlüsselt. Auf Partnermessen werden Leads aus datenschutzrechtlichen Gründen nach 8 Wochen automatisch gelöscht – wir empfehlen rechtzeitigen Export oder CRM-Übertragung via Lead Automation.

Bei App-basierten Produkten (App SMART und App 365) werden Leads in Echtzeit ins PORTAL übertragen – sobald eine Internetverbindung besteht. Bei COLLECT laden Sie die Daten nach dem Scanning per USB ins PORTAL hoch – das dauert nur wenige Sekunden. STATION überträgt ebenfalls in Echtzeit.

Prüfen Sie ganz einfach in der Messe-Suche auf scan2lead.com, ob Ihre Veranstaltung gelistet ist. Ist Ihre Messe dabei, können Sie Scan2Lead direkt über den Online-Shop der Partnermesse buchen. Für alle anderen Messen steht die Scan2Lead App 365 zur Verfügung.

Die Buchung erfolgt über den Online-Shop der jeweiligen Partnermesse. Den direkten Buchungslink finden Sie in der Messe-Suche auf unserer Website – wählen Sie Ihre Messe aus und folgen Sie dem Buchungslink des Veranstalters.

Auf Partnermessen haben Sie die Wahl zwischen der Scan2Lead App SMART (Badge-Scanning per Smartphone), COLLECT (Miniscanner für schnelle Lead-Erfassung ohne Internet), STATION (Scanner am Laptop für Eingang und Infodesk) und dem Leih-iPad (vorkonfiguriertes iPad mit App SMART). Welche Produkte im Einzelnen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Veranstalter ab.

Ja. Auf Partnermessen können Sie zusätzlich zur 365-Lizenz die Scan2Lead App SMART buchen und so auch Badges direkt aus den Veranstalterdaten scannen. Falls der Veranstalter oder ein Drittanbieter eine BARCODE-API bereitstellt, ist Badge-Scanning über 365 technisch möglich – Verfügbarkeit ist nicht garantiert und muss im Vorfeld geprüft werden. Für die Anbindung nehmen Sie bitte Kontakt mit Scan2Lead auf.

Ja. Sie können 365 auf jeder Messe nutzen – egal ob Partnermesse oder nicht. Auf Partnermessen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Scan2Lead App SMART dazuzubuchen und so auch Badges direkt aus den Veranstalterdaten zu scannen.

1 Event Day Credit (EDC) entspricht einem Mitarbeiter an einem Messetag. Bei einer 2-tägigen Messe mit 3 Mitarbeitern benötigen Sie 6 EDC. Nicht genutzte EDC verfallen nicht — sie bleiben für Ihre nächste Messe erhalten. EDC buchen Sie flexibel direkt über das Scan2Lead PORTAL.

Direkt aus den Veranstalterdaten ist das mit 365 nicht möglich. Falls der Veranstalter oder ein Drittanbieter eine BARCODE-API bereitstellt, kann Badge-Scanning technisch realisiert werden – dies ist jedoch nicht bei jeder Messe gewährleistet. Für neue Messen nehmen Sie bitte direkt Kontakt mit uns auf, da die technische Anbindung manuell von unserem Team umgesetzt werden muss. Auf Partnermessen scannen Sie Badges mit der Scan2Lead App SMART.

Kein Problem. Die Scan2Lead App 365 speichert alle Daten lokal auf dem Gerät. Sobald eine Verbindung besteht, überträgt die App alle erfassten Leads automatisch ins PORTAL — kein Datenverlust, auch bei schlechtem Messenetz.

Ja. Scan2Lead verarbeitet alle erfassten Daten DSGVO-konform. Bitte beachten: Auf Partnermessen werden Leads aus datenschutzrechtlichen Gründen nach 8 Wochen automatisch gelöscht. Wir empfehlen rechtzeitigen Export oder CRM-Übertragung. Fragen zum Datenschutz auf einer konkreten Partnermesse beantwortet Ihnen unser Team gerne persönlich.

Alle gescannten Leads landen automatisch im Scan2Lead PORTAL. Dort qualifizieren Sie Leads, setzen Prioritäten, verteilen an Ihr Team und übertragen per Lead Automation nahtlos in Ihr CRM – ob HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder über 1.000 weitere Tools.

Die Scan2Lead App SMART ist für Partnermessen: Sie scannt Besucherbadges direkt aus den Veranstalterdaten – vollständige Kontaktdaten mit einem Scan. Die Scan2Lead App 365 scannt Visitenkarten auf jeder Messe – unabhängig vom Veranstalter. Beide Apps laufen auf demselben Smartphone und lassen sich kombinieren.

Die Buchung erfolgt direkt über den Online-Shop der jeweiligen Partnermesse. In der Messe-Suche auf scan2lead.com finden Sie alle aktuellen Partnermessen mit direktem Buchungslink.

Ja. Die App ist kostenlos downloadbar. Für den Einsatz auf der Messe buchen Sie Event Day Credits (EDC) – 1 EDC = 1 Mitarbeiter, 1 Messetag. Nicht eingelöste EDC verfallen nicht. Eine kostenlose Testlizenz können Sie direkt auf scan2lead.com anfordern.

Ja. Beide Apps speichern Daten lokal auf dem Gerät. Sobald eine Verbindung besteht, werden alle Leads automatisch ins PORTAL synchronisiert – kein Datenverlust bei schlechtem Messenetz. 

Ja. Beide Apps laufen parallel auf demselben Smartphone. Sie können also Badges mit App SMART und Visitenkarten mit App 365 scannen – alle Leads landen im selben PORTAL.

Ja. Die Scan2Lead App SMART ist auch als Leih-iPad buchbar – vorinstalliert und sofort einsatzbereit. Verfügbar auf allen Scan2Lead-Partnermessen.

Alle drei sind für das Badge-Scanning auf Partnermessen konzipiert – aber für unterschiedliche Einsatzszenarien:

• App SMART: Badge-Scanning auf dem eigenen Smartphone, mobil und flexibel für aktive Gesprächsführung auf dem Stand.
• COLLECT: Kompakter Miniscanner, der vollständig offline arbeitet – ideal für Eingänge, Aktionsflächen und hohes Besuchervolumen ohne Internetverbindung.
• STATION: Scanner am Laptop mit Echtzeit-Anzeige – für zentrale Infodesk-Einheiten und Standeingänge, an denen Personal Besucher direkt am Bildschirm qualifiziert.

Ja. Sie können beliebig viele Geräte parallel betreiben – z. B. mehrere Smartphones mit der Scan2Lead App SMART, mehrere COLLECT-Miniscanner und eine STATION gleichzeitig. Alle Leads laufen im selben PORTAL zusammen und sind dort in Echtzeit sichtbar.

Ja. COLLECT und Leih-iPad sind völlig unabhängige Produkte. COLLECT ist ein eigenständiger Miniscanner – Sie benötigen dafür kein Leih-iPad oder sonstiges Scan2Lead-Gerät. Das Leih-iPad ist ein vorkonfiguriertes iPad mit der Scan2Lead App SMART und funktioniert unabhängig von COLLECT.

Nein. COLLECT arbeitet vollständig offline. Der Miniscanner erfasst Badges ohne WLAN oder Mobilfunk und speichert alle Daten intern. Nach der Messe laden Sie die Daten bequem per USB ins Scan2Lead PORTAL hoch.

Schließen Sie den Miniscanner nach dem Scanning per USB an Ihren Computer an und starten Sie den Upload direkt im PORTAL. Der Vorgang dauert nur wenige Sekunden. Unser Team am Service-Counter unterstützt Sie dabei jederzeit.

Nein. COLLECT ist ausschließlich für Badge-Scanning auf Partnermessen konzipiert. Für Visitenkarten-Scanning empfehlen wir die Scan2Lead App 365 auf dem eigenen Smartphone.

Während des Scans ist das am Miniscanner nicht möglich. Die vollständige Qualifizierung erfolgt nach dem Daten-Upload im Scan2Lead PORTAL – dort können Sie alle Leads kommentieren, priorisieren und mit individuellen Fragebögen versehen.

COLLECT hat kein praktisch relevantes Erfassungslimit. Der interne Gerätespeicher reicht für tausende Kontakte aus – auch für Messen mit sehr hohem Besuchervolumen.

Ja. Für den Betrieb von STATION ist eine eigene Internetverbindung am Stand erforderlich. Die WLAN-Infrastruktur der Messehalle ist in der Regel nicht ausreichend. Wir empfehlen, einen eigenen mobilen Hotspot oder eine kabelgebundene Verbindung einzuplanen. 

Ja. STATION lässt sich ideal mit der Scan2Lead App SMART und COLLECT kombinieren – für eine vollständige Abdeckung von Eingang, Gesprächsfläche und Aktionsbereichen. Alle Leads laufen im selben PORTAL zusammen.

Das Leih-iPad ist vollständig vorkonfiguriert: Sie holen es am Scan2Lead Service-Counter auf dem Messegelände ab, schalten es ein – und können sofort mit dem Badge-Scanning loslegen. Unser Team am Service-Counter führt Sie in wenigen Minuten in die App ein und steht während der gesamten Messelaufzeit für Fragen bereit.

Ja. Das Leih-iPad kommt mit der Scan2Lead App SMART, die sowohl Badge-Scanning als auch Visitenkarten-Scan unterstützt.

Bitte wenden Sie sich bei Schäden direkt an unser Team am Service-Counter oder per E-Mail. Weitere Details zu Haftung und Konditionen sind in Ihren Buchungsunterlagen geregelt.

Nein. Der PORTAL-Zugang ist in allen Scan2Lead-Produkten automatisch enthalten – ob App SMART, App 365, COLLECT oder STATION.

Für 365-Leads gibt es keine automatische Löschfrist. Auf Partnermessen werden Leads aus datenschutzrechtlichen Gründen nach 8 Wochen automatisch entfernt. Wir empfehlen, Leads rechtzeitig zu exportieren oder per Lead Automation ins CRM zu übertragen.

Ja – bei allen App-basierten Produkten (App SMART, App 365) erfolgt die Synchronisation in Echtzeit, sobald eine Internetverbindung besteht. Bei COLLECT ist ein manueller USB-Upload nach dem Scan erforderlich. STATION überträgt ebenfalls in Echtzeit.

Ja. Im PORTAL konfigurieren Sie Fragebögen frei – Pflichtfelder, Branchen, Interessen, Lead-Qualitätsregeln und Unterschriftsfelder sind individuell einstellbar. Die Fragebögen stehen dann in der App für alle Teammitglieder zur Verfügung.

Das PORTAL unterstützt mehrere gleichzeitige Nutzer. Lizenzen und Zugriffsrechte werden im PORTAL zentral verwaltet – Sie entscheiden, wer welche Rolle hat.

Alle Leads sind im Scan2Lead PORTAL gespeichert und stehen Ihnen nach der Messe jederzeit zur Verfügung – zur Qualifizierung, zum Excel-Export oder zur automatischen Übertragung in Ihr CRM via Lead Automation. Bitte beachten: Auf Partnermessen werden Leads nach 8 Wochen automatisch entfernt. Wir empfehlen einen rechtzeitigen Export oder eine CRM-Übertragung.

Über den Lead Automation lassen sich mehr als 1.000 CRM- und Marketing-Tools No-Code anbinden – darunter HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und Mailchimp. Die Einrichtung ist ohne Programmierkenntnisse möglich. Alternativ steht jederzeit ein Excel-Export zur Verfügung.

Über Lead Automation – er ist in alle Scan2Lead-Produkte integriert. Standard-Integrationen (z. B. Leads direkt in HubSpot übertragen) sind in wenigen Minuten eingerichtet. Für individuelle Workflows mit automatisierten Follow-up-Prozessen empfehlen wir unser Setup-Paket mit persönlicher Beratung.

Nein. Lead Automation ist als No-Code-Lösung konzipiert. Standard-Integrationen richten Sie schnell ohne Vorkenntnisse ein. Für komplexere Workflows unterstützt Sie unser Team persönlich beim Setup.

Lead Automation ist für alle Scan2Lead-Nutzer verfügbar. Je nach Nutzungsvolumen können zusätzliche Plattform-Lizenzkosten anfallen. Wir beraten Sie gerne zu den passenden Optionen für Ihren Bedarf.

Ja. Lead Automation überträgt Leads aus dem PORTAL in Ihr CRM. Sobald Leads im PORTAL gespeichert sind – auch nachträglich nach Offline-Erfassung via COLLECT — wird die Übertragung automatisch ausgelöst.

Die BARCODE-API richtet sich an Unternehmen, die bereits eine eigene Lead-Tracking-Software oder CRM-Direktanbindung nutzen und Messe-Besucherdaten direkt in ihre bestehende Systemlandschaft einspeisen möchten – ohne Scan2Lead App und PORTAL als primäre Oberfläche zu verwenden. Typische Nutzer: Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur oder spezialisierten Lead-Management-Lösungen.

Die BARCODE-API ist auf Scan2Lead-Partnermessen verfügbar. Auf anderen Messen kann sie vom jeweiligen Veranstalter oder Lead-Tracking-Anbieter bereitgestellt werden – Verfügbarkeit und Konditionen sind abhängig vom Anbieter. Prüfen Sie dies direkt beim Veranstalter.

Die API liefert immer: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmensname und Firmenanschrift. Bei den meisten Partnermessen erhalten Sie zusätzlich: Unternehmensgröße, Aufgabenbereich und Interessenschwerpunkte.

Die Preise richten sich nach Standgröße. Die Abrechnung erfolgt über die Messe. Scan2Lead übernimmt die technische Umsetzung und den Support. Anfragen an contact@scan2lead.com.

Ja. Scan2Lead gewährleistet DSGVO-konforme Datenübertragung. Die übermittelten Besucherdaten stammen aus dem offiziellen Registrierungssystem der Messe – im Rahmen der dortigen Datenschutzbestimmungen.

Die Kosten hängen von der gewählten Lösung ab. Auf Partnermessen buchen Sie Scan2Lead über den Online-Shop der jeweiligen Messe — die Preise variieren je nach Veranstalter und Produkt. Für die Scan2Lead App 365 zahlen Sie Event Day Credits (EDC) – 1 EDC entspricht einem Mitarbeiter an einem Messetag. Nicht eingelöste EDC verfallen nicht. Testen Sie die App 365 zunächst kostenlos und unverbindlich mit unserer Testlizenz.

Auf Partnermessen ist Scan2Lead offizieller Lead-Tracking-Partner des Veranstalters – Sie scannen Besucher-Badges direkt aus den Veranstalterdaten, vollständige Kontaktdaten mit einem Scan. Die Scan2Lead App 365 ist die Lösung für alle anderen Messen: Visitenkarten-Scan per Smartphone-Kamera, auf jeder Veranstaltung weltweit einsetzbar, unabhängig vom Veranstalter.

Die Testlizenz ist zeitlich begrenzt. Den genauen Gültigkeitszeitraum teilen wir Ihnen bei der Aktivierung mit. In der Regel haben Sie ausreichend Zeit, die App vor Ihrer nächsten Messe vollständig zu testen.

Nein. Die Testlizenz ist vollständig kostenlos und unverbindlich. Es werden keine Zahlungsdaten abgefragt – weder bei der Anforderung noch bei der Aktivierung.

Ja. Sie können die Testlizenz mit mehreren Personen testen. Sprechen Sie uns einfach an – wir richten die Testumgebung für Ihr Team ein und begleiten Sie beim ersten Einsatz.

Nach Ablauf der Testphase werden Sie nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement überführt. Ihre erfassten Testdaten bleiben im PORTAL erhalten. Wenn Sie Scan2Lead regulär nutzen möchten, buchen Sie einfach Event Day Credits (EDC) für Ihre nächste Messe.

Nein. Badge-Scanning auf Partnermessen erfordert eine reguläre Lizenz der Scan2Lead App SMART, die über den Online-Shop der jeweiligen Partnermesse gebucht wird. Mit der Testlizenz testen Sie den vollständigen Visitenkarten-Scan-Workflow inklusive PORTAL und CRM-Integration.

Die Bestellung muss bis zum vom Veranstalter festgelegten Buchungsschluss erfolgen. Wir empfehlen frühzeitige Buchung, damit alle Geräte rechtzeitig konfiguriert und verfügbar sind. Für kurzfristige Buchungen kurz vor oder während der Messe wenden Sie sich bitte direkt an unseren Service-Counter.

Ihre Hardware (Miniscanner für COLLECT, Scanner und Laptop für STATION, Leih-iPad) holen Sie am Scan2Lead Service-Counter auf dem Messegelände ab – am Tag vor der Messe oder zum Messebeginn. Den genauen Standort des Service-Counters finden Sie auf der jeweiligen Messe-Seite bei Scan2Lead.

Das hängt von der Größe Ihres Stands und der Besucherfrequenz ab. Für mobile Einsätze auf dem Stand empfehlen wir die Scan2Lead App SMART – als eigenes Gerät oder mit Leih-iPad. Für zentrale Eingänge eignet sich STATION, für Aktionsflächen und hohes Volumen COLLECT. Unser Team berät Sie gerne kostenlos bei der Auswahl.

Spontane Buchungen direkt auf der Messe sind in begrenztem Umfang möglich – bitte sprechen Sie unseren Service-Counter direkt an. Wir empfehlen jedoch, frühzeitig über den Messeshop zu buchen, um Verfügbarkeit und reibungslose Vorbereitung zu gewährleisten.

Scan2Lead bietet auf Partnermessen persönlichen Support direkt am Messegelände – über den Service-Counter während der gesamten Messelaufzeit sowie per Telefon, E-Mail und Chat. Unser Team steht Ihnen bei Hardware-Fragen, App-Einweisung und technischen Problemen jederzeit zur Verfügung.

Ja. Die Scan2Lead App 365 können Sie auf jeder Messe und jedem Event einsetzen – unabhängig vom Veranstalter. Für weitere Partnermessen prüfen Sie einfach in der Messe-Suche auf scan2lead.com, ob Scan2Lead auch dort offizieller Partner ist.

Fordern Sie unser Infopaket an oder nehmen Sie direkt Kontakt auf. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wie Scan2Lead in Ihr Registrierungssystem integriert werden kann – und legen dann die Partnerschaft fest. Die technische Einbindung übernimmt Scan2Lead vollständig.

Nein. Für Veranstalter entstehen grundsätzlich keine Kosten. Die Einnahmen aus Aussteller-Buchungen werden über den Online-Shop der Messe abgewickelt – Scan2Lead organisiert und betreibt diesen im Auftrag des Veranstalters.

In den meisten Fällen ist die Anbindung in vier Wochen realisierbar. Unser technisches Team begleitet den gesamten Integrationsprozess – von der Analyse bis zum Go-live — ohne Aufwand auf Ihrer Seite.

Direkt über den Online-Shop der Messe, den Scan2Lead für Sie einrichtet und betreibt. Ihre Aussteller finden dort alle verfügbaren Produkte, buchen eigenständig und erhalten nach der Buchung automatisch alle notwendigen Informationen.

Nahezu keinen. Scan2Lead stellt auf Wunsch eigenes Personal am Service-Counter vor Ort, das alle Aussteller-Anfragen zu Hardware, Software und Datentransfer direkt beantwortet. Ihr Team wird nicht belastet.

Ja. Scan2Lead bietet auf Partnermessen persönlichen Support direkt am Messegelände – über den Service-Counter während der gesamten Messelaufzeit sowie per Telefon, E-Mail und Chat. Ihre Aussteller sind jederzeit gut betreut.